SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ADMINISTRASI

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ADMINISTRASI
BADAN EKSEKUTIF MAHSISWA UNIVERSITAS
KELUARGA BESAR MAHASISWA
UNIVERSITAS LAMPUNG
Peiode 2009-2010

Dengan memohon rahmat dan ridho Allah SWT, berdasarkan surat keputusan Presiden BEM U KBM Unila. No.008/C/Presiden/BEM U/KBM/UL/VIII/2009, dan demi kebaikan dan perapihan administrasi BEM U KBM Unila,
maka diperlukan adanya sistem pengendalian administrasi internal adalah sebagai beikut :

I. Surat Menyurat

Surat Masuk
a. Surat masuk adalah surat yang berasal dari orang/lembaga/instansi lain yang ditujukan ke BEM U KBM Unila.
b. Surat masuk sebelum dibukukan diletakkan pada tempat yang telah disediakan dengan pencantuman tanggal masuknya surat di kanan atas kop.
c. Setiap satu minggu sekali surat masuk dicatat pada buku besar atau buku kendali surat masuk yang kemudian disalin ke dalam softcopi folder menteri sekertaris kabinet di komputer BEM U KBM Unila.
d. Setiap satu bulan sekali surat masuk dibukukan disesuaikan dengan urutan tanggal masuknya surat yang telah ada dalam buku besar maupun dalam softcopi di komputer BEM U KBM Unila.

Pencatatan berkaitan tentang hal-hal :
1. Nomor
2. Asal Surat


3. Nomor surat
4. Perihal
5.Keterangan, menjelaskan tanggal masuknya surat

No Asal Surat Nomor Surat Perihal Keterangan
1. DPM U 001/A/DPM U/UL/IX/2009 Undangan Hearing 09 September 2009

1.2 Surat Keluar
a. Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh BEM U KBM Unila.yang ditujukan kepada orang/lembaga/instansi diluar BEM U KBM Unila..
b. Klasifikasi Surat
1. Surat yang dikeluarkan oleh Presiden
Contoh : SK, Surat Tugas, Rekomendasi, Pernyataan
2. Surat yang dikeluarkan oleh Mentri Sekertaris Kabinet
Contoh : Undangan, Pemberitahuan
3. Surat yang dikeluarkan oleh Kementrian dan Depertemen
4. Surat yang dikeluarkan oleh Panitia Kegiatan
c. Surat dibuat dalam kertas berkop BEM U KBM Unila.
d. Setiap surat dibuat rangkap dua yaitu untuk arsip lembaga & untuk alamat yang dituju.
e. Surat keluar Kementrian dan Departemen dicatat di tempat yang telah ditentukan dan arsip disimpan oleh Mentri Sekertaris Kabinet. Surat harus digandakan terlebih dahulu sebelum disampaikan kepada pihak yang dituju yaitu :
1. Untuk surat keluar Kementrian dan Departemen memiliki satu rangkap untuk arsip Kementrian Sekretaris Kabinet.
2. Untuk surat keluar kegiatan minimal dibuat satu rangkap sebagai arsip Kementrian Sekretaris Kabinet.



f. Setiap satu bulan sekali arsip surat keluar Kementrian dan Departemen harus diserahkan pada Kementrian Sekretaris Kabinet dan dicatat pada buku kendali surat keluar.
g. Surat keluar kegiatan dicatat dan apabila kegiatan telah berakhir maka arsipnya dirapihkan serta diserahkan kepada Kementrian Sekretaris Kabinet untuk kemudian dibukukan.
h. Format Surat Keluar
1. Kop Surat
Kop surat yang dipakai pada surat yang dikeluarkan oleh BEM U KBM Unila bersifat tetap dengan ketentuan sebagai berikut :
BEM U KBM UNILA

Dengan ketentuan :
Lambang unila terletak sebelah kiri surat dan lambang BEM U KBM Unila disebelah kanan dengan ukuran yang sama dan letak yang sejajar

3. Penomoran Surat







A B C D E F G H






Keterangan :
A : Nomor urut pengeluaran surat yang ditentukan oleh mentri sekretaris kabinet (tiga digit)

B : Kode surat
No Keterangan Kode Surat
1 Surat yang ditujukan untuk lingkungan Unila A
2 Surat yang ditujukan untuk luar lingkungan Unila B
3 Surat yang langsung dikeluarkan Presiden (Keputusan, Keterangan, Rekomendasi dll) C

C : Dikeluarkan oleh
PRESIDEN
KEMENTRIAN : MenSekab (Untuk Mentri Sekertaris Kabinet)
MenKeu (Untuk Mentri Keuangan)
Departemen : Dep-Lu (Untuk Departemen Luar Nageri)
Dep-Dagri ( Untuk Deparetmen Dalam Negeri)
Dep-Kumasi (Untuk Departemen Hukum, Perundang-undangan dan Advokasi)
Dep-Kominfo (Untuk Departemen Komunikasi dan informasi)
Dep-Kesma (Untuk Departemen Kesejahteraan mahasiswa)
Dep-Kepemudaan (Untuk Departemen Kepemudaan)
Dep-Akspro (Untuk Departemen Aksi propaganda)
Dep- KP (Untuk Depertmen Kebijakan Publik)



D : Lembaga/Istansi Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Lampung
E : Keluarga Besar Mahasiswa
F : Universitas Lampung
G : Bulan pembuatan/dikeluarkannya surat
H : Tahun pembuatan/dikeluarkannya surat

Khusus untuk surat keputusan Presiden di keluarkan tanpa kode surat (A, B atau C). Contoh :


Setiap bagian dipisahkan oleh garis miring (/) tanpa ada spasi dengan format huruf kapital.
Jika yang mengeluarkan adalah panitia kegiatan


Keterangan :
Untuk Pan-……..diisi dengan nama kegiatannya.
Contoh : Pan-PGTC (untuk kepanitiaan Pertamina Goes To Campus)

3. Lampiran
Lampiran disesuaikan dengan apa yang dilampirkan bersama surat keluar dalam satuan (lembar, berkas, proposal, eksemplar dll). Hal ini berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya hal yang dilampirkan.
Jika surat yang ditulis tidak menyertakan lampiran, maka kata lampiran tetap dicantumkan. Penulisan kata lampiran diikuti tanda hubung (-).
Contoh :

atau

4. Perihal Surat
Penulisan perihal setelah lampiran, ini berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui perihal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya.
Contoh :






5. Alamat dalam surat
Alamat yang dituju dapat ditulis :

atau

Alamat dapat juga ditulis dengan alamat lengkap.

6. salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat –surat resmi pelu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan simpatik. Salam pembuka bagi tujuan yang jelas kemuslimannya mengunakan Assalamu’alaikum Wr…Wb. Dan apabila tidak diketahui maka cukup Dengan Hormat.

7. Isi Surat
Isi surat harus jelas, singkat, padat, komutatif serta di mulai dengan tahmid dan shalawat.

8. Salam Penutup
Salam Penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis berkomunikasi dengan pembaca surat. Untuk muslim adalah Wassalamu’alaikum Wr. .Wb, sedangkan yang tidak diketahui maka cukup dengan kata Hormat Kami.



9. Pengesahan dan Pengecappan Surat
Pada pengesahan dan pengecapan surat harus disertakan tanggal dikeluarkannya surat.
Contoh : 24 Juni 2009




Untuk surat yang dikeluarkan oleh Presiden dan Mentri Sekertaris Kabinet/Mentri Keuangan






Untuk surat yang dikeluarkan oleh Departemen :







Untuk surat dikeluarkan oleh Panitia Kegiatan














10. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut. Jadi tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud surat.

11. Kertas Surat
Kertas surat disesuaikan dengan kebutuhan.

II. Pengelolaan Sistem Pengarsipan Data dan Informasi
a. Data
Data terdiri dari :
1. Data base pengurus
2. Data Inventaris barang
3. Data arsip keorganisasian ( Progja notulensi rapat )
a. Data arsip kementrian/departemen
b. Data arsip BEM U KBM Unila
4. Data arsip kegiatan
5. Dokumentasi Kegiatan
Data dicatat dan diarsipkan dalam bentuk hardcopy (tertulis) dan softcopy (hardisk/CD).
b. Untuk data point 1 – 5 pengelolaannya menjadi tanggung jawab Mentri sekretaris Kabinet.
c. Untuk data 3 poin a, pengelolaannya menjadi tanggung jawab asisten mentri kementrian/departemen
d. Untuk data arsip kegiatan pengelolaannya menjadi tanggung jawab panitia kegiatan dan berkoordinasi dengan sekretaris kabinet, dan kemudian di akhir kegiatan diserahkan kepada sekretaris kabinet.




e. Pengelolaan arsip dalam komputer
1. Semua Arsip BEM U KBM Unila 2009-2010 diletakkan di dalam folder bernama BEM U KBM Unila kemudian disesuaikan pada folder kementrian, departemen, panitia kegiatan
Contoh : BEM U KBM Unila SEKKAB
2. Untuk kegiatan yang memiliki panitia maka dibuat folder tersendiri dalam folder aneka kegiatan
Contoh : BEM U KBM Unila ANEKA KEGIATAN PGTC
3. Untuk dokumentasi kegiatan diletakkan di dalam folder foto kegiatan
Contoh : BEM U KBM Unila ANEKA KEGIATAN PGTC
4. Untuk data yang bukan merupakan data BEM U KBM Unila 2009-2010, maka data diletakkan pada folder “my document”
f. Informasi
Informasi berupa pamflet, pemberitahuan, suplemen, pengumuman dan infomasi lainnya ditempatkan pada tempat yang telah ditentukan.

4. Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
a. Penyelesaian pembuatan proposal kegiatan maximal 7 hari sebelum kegiatan berlangsung
b. Penyelesaian pembuatan laporan pertannggungjawaban kegiatan maximal 14 hari setelah kegiatan berlangsung.
c. Pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban kegiatan menjadi tanggungjaawab presidium panitia pelaksana dan departemen yang melaksanakan kegiatan tersebut, serta koordinasi dengan sekretaris kabinet dalam hal administrasi dan kementrian keuangan dalam hal keuangan.







5. Pola Hubungan antara Menteri Sekertaris Kabinet dengan Asisten Mentri Kementrian/Departemen
a. Sesuai dengan Petunjuk Pelaksanaan BEM U KBM Unila periode 2009-2010, maka pengelola adaministrasi di setiap Kementrian/Departemen adalah asisten mentri Kementrian/Depertemen
b. Setiap asisten mentri bertanggung jawab untuk mengelola administrasi dan mengarsipkan berkas-berkas kegiatan kementrian/departemen serta berkomunikasi dengan mentri sekertaris kebinet.
c. Jika diperlukan, menteri sekertaris kabinet dapat melakukan rapat koordinasi dengan asisten menteri kementrian/depertemen.

6. Pengelolaan Fisik Kesekretariatan (Sekertariatan dan Peralatan)

a. Setiap pengurus mempunyai kewajiban untuk menjaga kebersihan dan kerapihan sekretariat.
b. Setiap pengurus wajib membersihkan, merapihkan dan mengembalikan barang-barang ke tempat yang telah disediakan.
c. Peletakan barang dan penempelan info/surat pada tempat yang telah disediakan.
d. Setiap peminjaman barang harus mendapat izin dari sekertaris kabinet.
e. Untuk meminjam dan atau menggunakan barang-barang tertentu misalya komputer dan atau printer, kertas dikenakan biaya penggunaaan/perawatan.
f. Jika oleh orang/lembaga/instansi diluar BEM U KBM Unila rusak/hilang, maka biaya perbaikan atau penggantian ditanggung oleh peminjam.

Hal-hal yang belum diatur dalam sistem pengendalian internal administrasi ini akan diatur kemudian melalui kebijakan Mentri Sekretaris Kabinet dan atas persetujuan presiden mahasisawa atau wakil presiden mahasiswa.



Sistem pengendalian internal administrasi ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan oleh Presiden BEM U KBM Unila dan dapat diubah sesuai kondisi dan kebutuhan.